ÇALIŞAN AYDINLATMA METNİ VE GİZLİLİK POLİTİKASI

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“6698 Sayılı Kanun”) uyarınca, Veri Sorumlusu Optimum Otomotiv Satış Sonrası Çözümleri A.Ş’dir

• Unvan: Optimum Otomotiv Satış Sonrası Çözümleri A.Ş.
• Adres: Şerifali Mah. Beyit Sok. No:17-19/3, Ümraniye, İstanbul
• Telefon: 0 216 227 16 00
• E-posta: info@optimumcozum.com
• KEP Adresi: optimumotomotiv@hs03.kep.tr

Çalışanlarımıza Ait Kişisel Verileri İşlemeye İlişkin İlkelerimiz

Optimum Otomotiv Satış Sonrası Çözümleri A.Ş olarak,

1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işlemeyi,
2. Doğru ve güncelliği sağlama gayretinde olmayı,
3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmeyi,
4. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmayı,
5. Mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmeyi ilke edindik.

Aydınlatma ve Kapsam

Optimum Otomotiv olarak faaliyetlerimiz doğrultusunda çalışan ve stajyerlerimizin özel ve genel nitelikli kişisel verilerini 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 5. ve 6. Maddelerde belirtilen veri işleme şartları doğrultusunda ölçülü ve sınırlı olmak şartıyla, meşru menfaatlerimiz ve benimsediğimiz şirket ilkelerimiz gereğince, hakkın tesisi, korunması, kullanılması, veri sorumlusu olarak hukuki sorumluluğumuz, sözleşmenin ifası gibi veri sorumluluğu yükümlülükleri sebebiyle işlemektedir.

Bu bilinçle Optimum Otomotiv bünyesinde çalışanlara ait özel ve genel nitelikli kişisel verilerin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa, Kanun’a bağlı yürürlüğe koyulan ve koyulacak ikincil düzenlemelere (yönetmelik, tebliğ, genelge) ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri Koruma Kurul’u tarafından alınmış ve alınacak kararlara uygun olarak işlenmesine (saklama, silme, imha, yedekleme güncelleme, transfer) büyük önem göstermekteyiz.

İşlenen Kişisel Verileriniz

Çalışanımız olarak İnsan Kaynakları iş süreçlerinde işlenebilecek kişisel verileriniz aşağıdaki gibi olmakla beraber şirket görev ve sorumluluklarınız dahilinde bu verilerden biri ya da birkaçı olarak işlenebilmektedir;

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, cinsiyet, medeni durum, imza, ehliyet bilgileri
• İletişim Bilgileri: Adres, e-posta, telefon numarası
• Hukuki İşlem: Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler
• Özlük Bilgileri: Personel sicil numarası, işe giriş/çıkış tarihi, pozisyon, maaş bilgileri, bordro verileri, SGK kayıtları, izin kayıtları
• Finansal Bilgiler: Banka hesap numarası, maaş ödeme bilgileri, vergi bilgileri
• Eğitim ve Mesleki Bilgiler: Eğitim durumu, diploma bilgileri, sertifikalar, yabancı dil bilgisi, iş deneyimi
• Görsel/İşitsel Kayıtlar: Fotoğraf, kamera kayıtları (CCTV)
• Sağlık Bilgileri: İşe giriş sağlık raporları, periyodik sağlık muayeneleri, engellilik bilgisi (engelli kadrosunda çalışılması halinde)
• Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri: Ceza mahkumiyetine ilişkin bilgiler, güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler
• Aile ve Yakın Bilgileri: Acil durum iletişim bilgileri, eş/çocuk bilgileri (sigorta ve yan haklar kapsamında)
• İnternet ve Sistem Kullanım Verileri: Kurumsal e-posta kullanımı, erişim logları, IP adresi, sistem güvenlik kayıtları
• Diğer Özel ve Genel Nitelikli Veriler: Nüfus cüzdanı (eski) içerisinde yer alan din bilgisi hanesi, sicil no, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanı, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, sosyal güvenlik no, KPI, seyahat durumu, çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, ihbar ve kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, çalışan internet ve şirket içi erişim logları, izin kıdem baz tarihi, izin kıdem ilave gün, çıkış/dönüş tarihi, gün, izine çıkış nedeni, askerlik durumu, araç plaka, performans bilgisi, veli bilgileri, staj durumu, çalışan günlük aktivite verileri niteliğindeki veriler.

İşlenen verilerin yukarıda belirtilenlerden biri ya da birkaçı olabilir, bununla beraber özel nitelikli kişisel veriler açık rıza alınmaksızın işlenmemektedir.

Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı

Toplanan kişisel verileriniz, Kurumumuz insan kaynakları politikaları çerçevesinde süreçlerin yürütülmesi,

• İşe alım, özlük dosyası oluşturma ve güncelleme
• Ücret, yan haklar ve menfaatlerin ödenmesi
• SGK, işsizlik sigortası, BES işlemleri
• Eğitim, kariyer planlama ve performans değerlendirme
• İş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• Yasal bildirimlerin yapılması (SGK, İŞKUR, vergi dairesi vb.)
• Kurumsal iletişim ve iç süreç yönetimi
• Şirketin malvarlığının ve bilgi güvenliğinin sağlanması
• Finansal ve muhasebesel süreçlerin yürütülmesi
• İş faaliyetlerinin organize edilmesi ve yürütülmesi gibi tüm iş operasyonlarının yerine getirilmesi
• Şirket iş ilişkisi içerisinde olan taraflar ile hukuki ve ticari yükümlülüklerin gerçekleştirilmesi
• Ticari ve iş stratejilerimizin belirlenmesi ve uygulanması amacıyla İş Kanunu, SGK Mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği ve Vergi Mevzuatlarındaki yükümlülükler ile 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Optimum Otomotiv olarak toplanan kişisel verileriniz; şirketimiz insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, şirketimiz tarafından icra edilen faaliyetlerin ilgili mevzuat ve şirket prosedürlerine uygun olarak yerine getirilmesini temin maksadıyla iş birimlerimiz tarafından gerekli operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi amaçlarıyla; sorumlu olduğumuz ilgili yasal taraflara, şirket yetkililerine, hissedarlarımıza, iş operasyonları gereği ilgili taraflardan müşterilere, tedarikçilere (sigorta firmaları, sağlık, kuruluşları, finansal kuruluşlar, yemek, eğitim, bilişim, lojistik, araç kiralama, operatör şirketleri), çalışanlara, kanunen yetkili Kamu kurumları( SGK, İŞKUR, vergi daireleri, mahkemeler, denetim makamları) ve özel kişilere, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecektir.

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, işe giriş sırasında doldurulan formlar, iş sözleşmesi, özgeçmişler, elektronik posta, yazışmalar, kamera kayıt sistemleri, kurumsal yazılım ve internet kullanımı gibi kanallar aracılığıyla toplanmaktadır. Aydınlatma metninde belirtilen kişisel verileriniz işlenmesi aşağıdaki hukuki sebepler dahilinde işlenmektedir;

Kişisel verilerinizin işlenmesine dayanak hukuki Sebepler:

• KVKK m.5/2 (a), (c), (ç), (e), (f)
• 4857 sayılı İş Kanunu
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
• Vergi Usul Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümleri sebebiyle işlemektedir

Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesinde Sayılan Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi Aydınlatma Metninde düzenlenen yöntemlerle şirketimize iletmeniz durumunda şirketimiz, talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca bir ücret öngörülmesi halinde, şirketimiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde, bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde, zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Nasıl Koruyoruz?

Kurumumuz tarafından toplanan tüm kişisel verilerin güvenliği için gerekli teknik ve idari bütün tedbirler alınmaktadır. Bu çerçevede KVKK kurulu tarafından yayımlanmış Kişisel Veri Güvenliği Rehberi gerekliliklerine, ISO/IEC 27001 Bilgi Güvenliği, ISO/IEC 27701 Gizlilik Bilgileri Yönetimi standartlarına uyumlu bir şekilde yetkisiz erişime, kötüye kullanıma, ifşaya veya değiştirilmesine karşı fiziksel, teknik, örgütsel ve yönetimsel önlemler alıyoruz.

Başvuru Yöntemleri;

1. Başvuru sahibi, şahsen Optimum Otomotiv Satış Sonrası Çözümleri Anonim Şirketi adresine «Başvuru Formu» doldurarak kapalı zarf ve zarfın üzerine «Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereği Bilgi Talebi» notu ile ilgili merkez lokasyonumuza elden tutanak ile teslimat yapabilir.
2. Başvuru sahibi, Noter aracılığı ile Optimum Otomotiv Satış Sonrası Çözümleri Anonim Şirketi adresine tebligat çekebilir fakat tebligat zarfı üzerine «Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereği Bilgi Talebi» notu ibaresi eklenmelidir.
3. 5070 Sayılı Elektronik imza kanununda tanımlı olan «Güvenli Elektronik İmza» ile başvuru sahibi şahsen şirketimiz Kayıtlı Elektronik Posta optimumotomotiv@hs03.kep.tr adresine konu kısmına «Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereği Bilgi Talebi» notu ile başvuru yapabilir.

Yukarıda belirtilen haklarınız ile ilgili başvuru formumuza buradan ulaşabilirsiniz.

Gizlilik Bildirimimizde Değişiklikler;

Gizlilik Bildirimimizi değiştirmemiz durumunda revize edilen bildirimi, güncelleştirilmiş revizyon tarihiyle birlikte burada yayınlarız. Gizlilik Bildirimimizde, gizlilik uygulamalarımızı önemli ölçüde değiştirecek önemli değişiklikler yapmamız durumunda değişiklikler geçerlilik kazanmadan önce sizi e-posta gönderme veya kurumsal web sitemizde ve/veya sosyal medya hesaplarında bir bildirim yayınlama gibi yollarla bilgilendirebiliriz.

Güncelleme Tarihi: 25.08.2025